檔案室是各機關(guān)(包括團體、學校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等)統(tǒng)一保存和管理本機關(guān)檔案的內(nèi)部機構(gòu)，從全國檔案工作來說，檔案室是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機構(gòu)。
現(xiàn)時，我國檔案室具有數(shù)量大、分布廣、類型復雜的特點。類型主要分為普通檔案室、科技檔案室、音像檔案室、人事檔案室、綜合檔案室、聯(lián)合檔案室和折疊檔案信息中心。
隨著機關(guān)檔案的不斷增加，或者原有選址變動等原因，檔案室就會有升級改造或搬遷的需要。在這個過程中，如何處理檔案室原有的消防系統(tǒng)，成了不少單位頭痛的問題。因為出于成本的考慮，不少單位會希望能盡量保留舊系統(tǒng)中可以繼續(xù)使用的部分。但是，他們大多并不清楚有哪些部分可以保留下來，哪些又必須舍棄。
其實，要搞清楚這個問題并不難?，F(xiàn)時，在檔案室消防改造中，主要可分三種情況：一種是消防系統(tǒng)改造，一種是消防系統(tǒng)升級，一種是消防系統(tǒng)整體搬遷。
1第一種情況：舉個例子，某單位檔案室原有消防系統(tǒng)是水噴淋的，升級改造后舊系統(tǒng)不符合要求，根據(jù)消防規(guī)定更改為七氟丙烷自動滅火系統(tǒng)，這就屬于消防系統(tǒng)改造。
2第二種情況：檔案室原有的消防系統(tǒng)類型符合要求，但在規(guī)格上不符合，需要增加或更換部分設(shè)備才能繼續(xù)使用，這種就屬于消防系統(tǒng)升級的情況。
3第三種情況，檔案室升級改造或搬遷規(guī)劃中，檔案室作為一個分區(qū)并入新檔案室內(nèi)，原消防系統(tǒng)經(jīng)過評估，可以整體搬遷到該區(qū)域中，這就屬于整體搬遷情況。
從費用成本上來說：
1在第一種情況中，因為是兩個完全不同的消防系統(tǒng)，所以舊系統(tǒng)水噴淋的設(shè)備只能拆除并處理。不過，如果舊系統(tǒng)中的消防報警系統(tǒng)能繼續(xù)正常使用，并可以兼容七氟丙烷自動滅火系統(tǒng)，那么就可以省去另外采購消防報警系統(tǒng)的費用。
2在第二種情況中，要根據(jù)原系統(tǒng)升級的需要進行費用預(yù)算。舉個例子：原系統(tǒng)是七氟丙烷，但因為檔案室升級后面積有變，原有的藥劑量不能滿足滅火需求，就要根據(jù)專業(yè)廠家計算出的總藥劑量，結(jié)合原有系統(tǒng)的型號和藥劑量，作出增加部分設(shè)備或更改型號的選擇。
3第三種情況可以說是最省錢的，只需要支付搬遷的費用，不過使用單位記得尋找專業(yè)人員的協(xié)助，以免在搬遷過程中對消防系統(tǒng)造成損壞。